نامه نگاری اداری + طریقه نوشتن تقدیر نامه اداری

مکاتبه و نوشتار اهمیت بسیار دارد تا جایی که خداوند متعال در ۲۰۰ آیه از قرآن به آن اشاره فرموده است. از شیوه های مرسوم ارتباط با مراجع درون سازمانی و بیرون سازمانی ، مکاتبات اداری است. سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست بستگی به نقش نامه های اداری دارد. برای نگارش نامه های اداری روش های مختلفی وجود دارد که یکی از بهترین راه ها استفاده از اتوماسیون اداری مخصوصا اتوماسیون اداری تحت وب است. در ارتقای مالی اداری و معنوی سازمان و کارمند ، رعایت نکاتی در نوشتار اداری و بیان مطلب و زیبایی نوشتار اهمیت زیادی دارد. از انواع نامه های اداری تقدیر نامه اداری است که به دلایل مختلف در سازمان ها نوشته می شود.

نامه های اداری

زمانی که در ادارات برای ارتباط با هدف مشخص بین اشخاص حقیقی و حقوقی ، مکاتباتی انجام می شود از اصطلاح نامه اداری استفاده می شود. همانند نامه اداری ، دو اصطلاح دستخط و مکتوب نیز در سازمان ها استفاده می شود.

دستخط : دست نوشته ای که توسط شخص نوشته می شود و در ادارات به صورت یادداشت برای تسریع در کارها ازآن استفاده می شود.

مکتوب : به نوشته های مکتوب کلی مانند صورت جلسات ، صورت حساب ، احکام ، دستورالعمل ها اساسنامه ها ، آئین نامه ها در ادارات گفته می شود.

یک نامه اداری باید دارای ویژگی هایی باشد که از سایر نامه ها متمایز باشد. ویژگی هایی که می توان برای نامه اداری در نظر گرفت شامل موارد ذیل می باشد :

تاریخ
شماره
عنوان واحدهای گیرنده و فرستنده
موضوع نامه
نام و عنوان امضاء کننده نامه
امضاء نامه توسط یک شخص با صلاحیت

نمونه نامه اداری | آرین سیستم

اصول نامه نگاری

در تهیه و تنظیم نامه اداری باید کاملا دقت کرد چرا که هر نامه اداری دارای تبعات حقوقی ، مالی و اداری متفاوتی است و بعد از صدور و ارسال نامه امکان اصلاح در نامه اداری وجود ندارد. برای نگارش نامه اداری باید سه مشخصه ، شناخت ، نگارش و آماده سازی نامه را ارزیابی کرد.

نکاتی که باید در نگارش نامه اداری در نظر گرفت :

برای نگارش نامه های اداری نکاتی را باید رعایت کرد. این نکات در نرم افزار اتوماسیون اداری رعایت می شود.

عبارت بسمه تعالی باید در بالا و وسط صفحه نوشته شود.
تاریخ نامه در سمت چپ و بالای صفحه نوشته شود.
شماره نامه در زیر تاریخ در سمت چپ نامه برای پیگیری اداری قید شود.
در صورت وجود تعدادی نامه یا سربرگ به همراه نامه اداری ، باید عنوان پیوست در سمت چپ و زیر شماره نامه نوشته شود.
نوشتن فرستنده و گیرنده در سمت راست نامه
استفاده از کلمات احترام مانند : احتراماً ، با کمال و احترام ، با نهایت ادب ، به گیرنده نامه که قبل از مقدمه نامه نوشته می شود.
نوشتن مقدمه که وظیفه جذب و آماده کردن خواننده برای متن اصلی نامه را بر عهده دارد.
پیکره و متن اصلی نامه که وظیفه انتقال پیام را به خواننده دارد.

نامه های اداری از نظر سطوح ارتباطی

نامه خارجی : نامه هایی که از سازمانی به سازمان دیگر ارسال می شود.
نامه داخلی : نامه هایی که درداخل سازمان به طور مثال از واحد مالی به واحد کارگزینی تهیه و ارسال می شود ، و بر اساس سطوح ارتباطی به پنج دسته زیر تقسیم می شود.

نامه بین دو واحد هم سطح : نامه ای که در داخل سازمان بین دو واحد تهیه و ارسال می شود.
نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر : نامه هایی که به دو صورت حاشیه نویسی در کنار نامه وارده در داخل سازمان برای اقدام و یا نظر خواهی همراه است و نامه ای که از یک مقام بالای سازمان در جهت اجرای حکم ، وارد سازمان شده است.
نامه واحد پایین تر به واحد بالاتر : ارائه گزارش کار به مقام بالاتر ، اعلام تقاضا و پیشنهاد به مقام بالاتر
نامه یک کارمند به واحد اداری : ارائه درخواست کارمند از واحد خود و واحدهای دیگر ، ارائه گزارش ماموریت
نامه واحد اداری به کارمند : پاسخ به نامه های درخواست کارمندان ، توبیخ نامه ، تقدیرنامه اداری ، حکم ماموریت

تقدیرنامه اداری

یکی از انواع نامه اداری ، تقدیرنامه اداری است که به پاس تلاش و همکاری به کارمندان یک سازمان ، و یا به شخصی با درجه مقام بالا برای حضور در همایش و یا دوره آموزشی در سازمان برای تشکر و قدردانی اهدا می شود. تقدیرنامه های اداری با اصول نامه نگاری و معمولاً با متن تقدیر نامه ادبی نوشته و در موارد زیر استفاده می شوند :

مناسبت های فرهنگی و هنری
شرکت در همایش ها و کنفرانس
کارکنان مشغول کار
اهدای جوایز در مراکز فرهنگی و هنری و سازمان های دولتی و غیر دولتی و…

تقدیرنامه اداری | آرین سیستم

متن تقدیرنامه اداری

« لیس للانسان الا ماسعی »

مدیر عامل محترم شرکت …….

تلاش وهمت والای مدیریت و کارکنان آن شرکت موجب کسب عنوان واحد نمونه تحقیق و توسعه ممتاز طی سال ………… در سطح استان گردید. لذا بدین وسیله به پاس این زحمات ارزنده از جنابعالی، مدیر و کارشناسان شاغل دربخش تحقیق و توسعه آن شرکت تقدیر و تشکر می گردد.

امید آنکه درراه اعتلای صنعت کشور اسلامی مان بیش ازپیش موفق و مؤید باشید.

مشاور وزیر و رئیس سازمان

هدف ما در این مقاله بیان اهمیت نامه نگاری اداری و معرفی یکی از راه های ساده تر شدن این فرایند یعنی نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان بود. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار مخصوصا نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب می توانید به صفحه اتوماسیون اداری آرین سیستم مراجعه کنید.