آموزش اصول بایگانی و دفترداری – بایگانی اسناد و مدارک

گسترش فعالیت های مختلف در جامعه و افزایش جمعیت باعث بایگانی اسناد و مدارک بسیاری شده است. بسیاری از این اسناد و مدارک دارای اطلاعات مهم و ارزشمندی است ، به همین دلیل استفاده از نرم افزار بایگانی ، مدیریت اسناد ، نحوه بایگانی اسناد حسابداری و به طور کلی طریقه آموزش اصول بایگانی در سازمان اهمیت بسیاری دارد. به همین دلیل در این مقاله به آموزش اصول بایگانی و نحوه بایگانی اسناد و مدارک می پردازیم ، هم چنین به معرفی یک نرم افزار بایگانی اداری که امروزه در بسیاری از سازمان های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد ، می پردازیم.

 اهداف بایگانی اسناد و مدارک

بایگانی اسناد و نکاتی که در آموزش اصول بایگانی کارکنان سازمان ها در نظر گرفته می شود به طور کلی دو دلیل عمده دارد :

• اسناد در سازمان ها دارای اطلاعات مهمی هستند که در تصمیم گیری های سازمان به مدیران کمک فراوانی خواهند کرد
• اسناد را می توان به عنوان یک مدرک قانونی در شرایط خاص و ضروری مورد استفاده قرار داد

انواع بایگانی

برای اینکه بدانیم از کدام یک از روش های بایگانی و اصول بایگانی استفاده کنیم باید با انواع مختلف بایگانی اسناد و مدارک آشنا شویم. بایگانی به طور کلی با سه روش زیر انجام می گیرد:

• بایگانی جاری : این نوع از بایگانی برای حفظ و نگهداری اسناد مختلفی استفاده می شود که به طور روزمره در سازمان مورد استفاده قرار می گیرند.
• بایگانی نیمه جاری : این نوع از بایگانی برای اسنادی مورد استفاده قرار می گیرد که گاهی اوقات مورد استفاده قرار گیرند.
• بایگانی راکد : این نوع از بایگانی اسناد ، برای اسناد راکد مورد استفاده قرار می گیرد. در آموزش اصول بایگانی این گونه بیان می شود که روش بایگانی اسناد در  بایگانی راکد با دو روش قبل کاملا متفاوت است. در حقیقت بایگانی اسناد و مدارک با این نوع از بایگانی مورد استفاده سازمان قرار نمی گیرد و فقط در محلی که معمولا زمین ارزان تر از سایر نقاط است و با استفاده از سیستم بایگانی ریلی یا انواع کمد بایگانی برای آرشیو و بایگانی و اصول بایگانی ، مورد استفاده قرار می گیرد.

بایگانی اسناد | آرین سیستم

وظایف واحد بایگانی در سازمان

 در هر سازمان واحد بایگانی اسناد و مدارک دارای وظایف مختلفی است که در آموزش اصول بایگانی به خوبی این وظایف به کارکنان شرح و تفهیم می شود. در ادامه به تعدادی از آن ها اشاره خواهیم کرد:

• کنترل کردن نامه های اداری برای بایگانی
• نظارت بر پرونده ها
• ثبت نامه های مختلف در دفتر های بایگانی
• جست و جوی پرونده های مختلف در دفاتر بایگانی و سیستم های رایانه ای
• کد گذاری پرونده ها برای بایگانی اسناد و مدارک
• طبقه بندی پرونده ها بر اساس کد های آن ها

انواع طبقه بندی اسناد

نحوه بایگانی اسناد در سازمان ها متفاوت است ولی یکی از منطقی ترین روش های بایگانی مطرح شده در چارت آموزش اصول بایگانی به صورت زیر است:

• طبقه بندی اسناد مختلف بر اساس نام فرد ، نوع سازمان و منطقه جغرافیایی
• طبقه بندی اسناد بر اساس مفاد و موضوع نامه
• طبقه بندی اسناد بر اساس تاریخ آن ها

آموزش اصول بایگانی

برای بایگانی اسناد ، رعایت اصول بایگانی اهمیت بسیاری دارد و باید به خوبی آموزش آن را فرا گرفت. در این قسمت از مقاله به این اصول بایگانی اشاره خواهیم کرد.

• اصل قابلیت اجرا : با توجه به این اصل ، سیستم مورد نظر با امکانات موجود باید قابل پیاده سازی باشد.
• اصل آسان بودن : با توجه به این اصل ، سیستم بایگانی باید برای افراد مختلف ساده و قابل درک باشد.
• اصل سرعت و دقت : نرم افزار مدیریت اسناد علاوه بر داشتن دقت ، باید دستیابی به اسناد و مدارک را نیز تسریع بخشد.
• اصل قابلیت انعطاف : با توجه به این اصل ، سیستم باید قابلیت سازگاری با تغییرات مختلف را داشته باشد.
• اصل نظم منطقی و اصولی : بر اساس این اصل ، بایگانی اسناد باید از یک نظم منطقی و اصولی پیروی کند.
• اصل افراد با صلاحیت : افراد و کارکنانی که از سیستم استفاده می کنند باید دارای تجربه و مهارت کافی باشند.

اسکنر بایگانی اسناد

یکی دیگر از روش های بایگانی اسناد و مدارک ، استفاده از اسکنر اسناد است. اسکنر اسناد قابلیت این را دارد که اسناد و مدارک مختلف سازمان را به صورت رنگی یا سیاه و سفید و حتی به صورت دو رو ، اسکن و ذخیره سازد. ذخیره دیجیتال اسناد این قابلیت را فراهم می سازد که در صورت نیاز به آن سند ، به سرعت به آن دست یافت.

اسکنر بایگانی | آرین سیستم

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک

امروزه به دلیل افزایش مدارک مختلف در سازمان ها ، سرعت دستیابی به اسناد و آموزش اصول بایگانی از اهمیت بسیاری برخوردار است. یکی از راه های افزایش سرعت و دقت ، استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد است. آموزش اصول بایگانی و استفاده از این نرم افزار مزایای بسیاری دارد که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.

مزایا و امکانات نرم افزار بایگانی اسناد

• قابلیت ثبت و ذخیره پرونده بر اساس اطلاعات اولیه
• قابلیت طبقه بندی اسناد با توجه به موضوع
• قابلیت الحاق پیوست به پرونده ها
• قابلیت مدیریت بایگانی های مختلف
• قابلیت ارتباط با نرم افزار دبیرخانه
• تهیه گزارش های مختلف آماری

دسترسی آسان به اطلاعات با نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم

از آنجایی که در تصمیم گیری و برنامه ریزی سرعت دستیابی به اطلاعات در سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است ، امروزه استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد با قابلیت تولید و نگهداری آسان اسناد ، شرایط حفظ و نگهداری طولانی مدت بایگانی اسناد و مدارک را برای ادارات با  آموزش اصول بایگانی به صورت کاربردی فراهم کرده است.

در بین انواع سیستم های موجود در بازار ، نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم توانسته است بسیار موفق با قابلیت یکپارچگی و ارتباط با تمام بخش های سازمان و برآورده کردن تمام نیازهای کسب و کار ، با دقت طراحی و تولید شده شود. مدیران و کارمندانی که تمایل دارند ضمن کاربری آسان و جذابیت محیط نرم افزار بتوانند به صورت استاندارد اسناد خود را بایگانی کنند ، می توانند برای دمو و خرید نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم از طریق شماره تماس ۴۳۰۲۷-۰۲۱ با کارشناسان ما در ارتباط باشند.

نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد | آرین سیستم

هدف ما در این مقاله معرفی سیستم بایگانی ، شرح وظایف بایگانی و اصول بایگانی اسناد و مدارک مختلف بود. هم چنین به بیان اهمیت استفاده از نرم افزار بایگانی در سازمان ها پرداختیم. امیدواریم استفاده از این مقاله مورد رضایت شما قرار گرفته باشد.